الرقابة الإدارية على المشاريع أساليبها ومراحلها وفوائدها

تعتبر الرقابة الإدارية من أهم وظائف العملية الإدارية , فعن طريقها يتم التأكد من جودة عمل النشاطات التي تقوم بها المؤسسة وسيرها وفق الخطط التي وضعتها المؤسسة .

وتبرز الحاجة للرقابة الإدارية من أجل السيطرة على الموظفين الذين لا يؤدون أعمالهم بالشكل المطلوب منهم , وتقوم الرقابة الإدارية على متابعتهم , وعلى وضع برنامج حوافز مفيد لهم .

ماهي أساليب الرقابة الإدارية على المشاريع ؟

يوجد هناك عدة أساليب يتم من خلالها التأكد من تحقيق الرقابة الإدارية لأهدافها المرجوة , ومن أهم وأبرز هذه الأساليب :

1- الطرق غير الكمية : يلجأ المديرون لهذه الطرق من أجل أداء الوظائف الإدارية كالتخطيط والإدارة , والتوظيف والقيادة , وتؤدي هذه الطريقة للسيطرة على المؤسسة بالكامل من خلال السيطرة على الموظفين , ويعتمد المدراء في هذا الأسلوب على عدد من التقنيات منها : الملاحظة , والتقارير سواء أكانت شفوية أم كتابية , وتقييم الأداء . والمناقشة بين المديرين .

2- الطرق الكمية : يقوم هذا الأسلوب على استخدام الأساليب الكمية في القياس , ويستخدم فيها عدة تقنيات هي ميزانيات التشغيل والميزانيات المتخصصة , وعمليات التدقيق كالتدقيق الخارجي والداخلي , ومخططات وتقنيات الوقت كمخطط جانت , وتقييم البرامج وتقنيات المراجعة .

3- مراقبة الميزانيات : يستخدم هذا الأسلوب لأنواع الرقابة المالية , والأرباح والخسائر .

ماهي مراحل الرقابة الإدارية على المشاريع ؟

تمر عملية الرقابة الإدارية على المشاريع بأربعة مراحل وهذه المراحل هي :

1- وضع معايير لقياس الأداء : فهذه المعايير توضح الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها , لكن يجب مراعاة عدة أمور عند وضع هذه الأهداف مثل أن تكون الاهداف المنطقية , وقابلة للتحقيق .

2- قياس الأداء : وفي هذه المرحلة يتم قياس الأداء ومقارنته مع الاهداف الموضوعة للتأكد من عدم وجود أخطاء , وإصلاح هذه الأخطاء في حال وجودها .

3- التأكد من مطابقة الأداء للمعايير : وذلك من خلال مقارنة الأداء بالمعايير الموضوعة مسبقاً , ففي حال تطابق الأداء مع المعايير فهذا يعني جودة العمل الذي تقوم به الشركة وصحته .

4- اتخاذ الإجراءات الصحيحة : تعتبر هذه المرحلة الأهم والأبرز ومن خلالها يتم اتخاذ الإجراءات التي يتم من  خلالها معالجة الأخطاء وإصلاحها وذلك من خلال تغيير آلية العمل وتطويرها .

مافوائد الرقابة الإدارية على المشاريع ؟

للرقابة الإدارية على المشاريع مجموعة من الفوائد التي تظهر في عد أمور أبرزها :

1- تقليل حدوث الأخطاء : لأنها ستكشف أي خطأ وانحرافات وستقوم بمعالجتها 

2- التأكد من فعالية أنظمة المنظمة : لأنها تعرف الأقسام الأكثر نشاطاً وفعالية فيها 

3- تحسين الكفاءة التنظيمية : لأنها تعمل على جعل عمل الموظفين متناسباً مع الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها

ماهي العناصر التي تحكم الرقابة الإدارية ؟

يوجد هناك عدة عناصر تحكم الرقابة الإدارية على المشاريع أبرزها :

1- حجم المنظمة وهيكلها : فالمؤسسات الصغيرة والتي يوجد فيها عدد قليل من الموظفين تختلف إدارتها عن المؤسسات الكبيرة التي يتواجد فيها عدد كبير من الموظفين , لأن طبيعة العمل والتسلسل الإداري يختلفان .

2- طبيعة العمليات : إذ يوجد في كل مؤسسة عدة عمليات تقوم الإدارة بتوزيعها على العاملين في المؤسسة ,لذلك فإن نظام الرقابة سيتأثر بكل تأكيد بهذه العمليات .

3- المسؤوليات : تتعدد المسؤوليات في كل منظمة , لذلك فإنها بحاجة لأنظمة رقابية للسيطرة عليها والتحكم في سير هذه العمليات .

4- الموظفون داخل المنظمة : لكن يجب على الإدارة عرض النظام الإداري عليهم قبل أن يتم تطبيقهم لكي يتم مناقشتهم فيه وأخذ آرائهم حوله .